Автоматизация участия в государственных закупках — это не про «меньше людей», а про меньше рутины и больше выигранных лотов. Информационно-аналитическая система ИАС «Закупки» объединяет поиск аукционов, подготовку документов, коммуникации с поставщиками, контроль сроков и командную работу в одном месте. Ниже — целостная схема, как выстроить процесс «под ключ».
Зачем автоматизировать прямо сейчас
- Скорость. Меньше ручных операций: поиск, заполнение КП, запросы цен, сбор документов.
- Точность. Проверки на несоответствия и обязательные поля до отправки.
- Прозрачность. Статусы, дедлайны и история действий — в одном окне.
- Экономика. Видно, где вы конкурентны по цене и маржинальности, а где нет.
- Масштаб. Больше участия без наращивания штата за счёт шаблонов, задач и роботов.
Ключевые возможности ИАС «Закупки»
1) Загрузка собственного прайс-листа
- сопоставит ваши позиции с номенклатурой аукционов;
- покажет ценовые отклонения и точки, где вы выигрываете/проигрываете рынку;
- расчетно определит маржу и приоритет участия по товарам/лотовым пакетам.
Итог: вы быстро понимаете, куда идти в первую очередь и где есть простор для ценовой стратегии.
2) Автоподбор аукционов и «умные» фильтры
После загрузки прайса ИАС «Закупки» формирует ленту подходящих аукционов:
- Лента релевантных извещений с фильтрами: регион, заказчик, предмет закупки, объём, сроки.
- Мгновенный переход к карточке лота, документации и календарю дедлайнов.
- Закрепление ответственных за извещения для исключения дублирования работы.
3) Запросы цен поставщикам — за минуты
Из карточки аукциона формируете рассылку в один клик:
- Генерация шаблонов запросов из карточки аукциона (позиции подставляются автоматически).
- Массовая отправка поставщикам.
4) Документы и реестр извещений — автоматически
- Система автоматически собирает документацию по извещениям в единый реестр;
- ведёт версионность, хранит ссылки/файлы, контролирует актуальность;
- даёт быстрый экспорт для согласований и тендерного комитета.
5) Календарь, роли и контроль сроков
- Глобальный календарь с дедлайнами, напоминаниями и SLA;
- назначение ответственных за извещения/лоты, контроль загрузки команды;
- уведомления о критических событиях (внесение изменений, переносы, запросы разъяснений);
- Напоминания, задачи и эскалации (см. раздел «Роботы»).
6) Задачи: постановка, чек-листы и SLA
Откуда создаются: из извещения/лота/КП/запроса цен.
Что фиксируем: ответственный, постановщик, соисполнители и наблюдатели, крайний срок, права редактирования.
Что фиксируем: ответственный, постановщик, соисполнители и наблюдатели, крайний срок, права редактирования.
Что внутри:
- Описание с автоподстановкой ключевых полей (лот, позиции, цена, кол-во, сумма).
- Комментарии и вложения, история изменений.
- Чек-листы для повторяющихся операций («проверить документацию», «сверить спецификацию», «согласовать себестоимость», «подготовить КП»).
- SLA-контроль: подсветка рисков просрочки, отчёт по выполнению.
Эффект: стандартизированное качество и предсказуемые сроки без микроменеджмента.
7) Роботы по меткам: процесс «сам едет»
Процесс участия визуализирован как канбан с настраиваемыми колонками, например:
«Заявка не обработана → Начало обработки тендера → В ожидании коммерческих предложений → Завершён расчёт себестоимости → Рассчитаны логистические затраты → Участвуем».
«Заявка не обработана → Начало обработки тендера → В ожидании коммерческих предложений → Завершён расчёт себестоимости → Рассчитаны логистические затраты → Участвуем».
Когда запускаются роботы
- Сразу при смене метки.
- «За N часов/дней до» срока подачи.
- «Через N минут/часов после» создания/обновления карточки.
- При изменении полей (сумма, регион, заказчик, статус согласования и т. п.).
Что делают роботы
- Уведомления: Email, Telegram, запись в Календарь, информационные статусы.
- Автодействия: создание/назначение задач, прокидка чек-листов, смена ответственного/меток, генерация КП/запросов цен, формирование и рассылка Excel/PDF, вызов веб-хуков и интеграций.
Эскалации (пример)
- За 24 часа до срока — напоминание ответственному.
- За 4 часа — уведомление руководителю.
- За 30 минут — сводка всей команде.
- Все шаги пишутся в журнал.
8) Аналитика и улучшение стратегии
- Win/Loss-аналитика: по категориям, регионам, заказчикам, конкуренции;
- динамика средних скидок и ценовых коридоров;
- тепловые карты перспективных сегментов для планирования и квотирования.
9) Интеграции и безопасность
- Экспорт/импорт в Excel, подключение к базе данных, выгрузки для 1С/ERP;
- разграничение прав, аудиторский след, шифрование и резервирование.
Кому особенно полезно
- Дистрибьюторам и производителям лекарственных средств и медизделий;
- интеграторам и поставщикам сложных решений с широкой номенклатурой;
- компаниям, которые хотят масштабировать участие без роста штата.
Практический эффект для бизнеса
- Меньше ручного труда: стандартные операции выполняются в разы быстрее.
- Меньше ошибок: система не пропустит обязательные поля и дедлайны.
- Больше побед: участие идёт по приоритетным лотам с лучшей экономикой.
- Прозрачность: руководители видят узкие места и устраняют их точечно.
Как внедрить за один цикл
- Загрузить прайс и получить рейтинг аукционов.
- Согласовать шаблоны КП и RFQ под ваши категории.
- Настроить задачи и чек-листы по регламенту.
- Собрать канбан-стадии и роботов (уведомления, автодействия, эскалации).
- Запустить и снять первые метрики (конверсия стадий, SLA, время цикла).
Итоги
ИАС «Закупки» превращает участие в госзакупках в управляемый конвейер: прайс → автоподбор аукционов → КП и запросы цен → задачи и роботы → календарь и аналитика.
Команда действует быстрее и увереннее, а компания выигрывает больше и с лучшей маржинальностью.
Команда действует быстрее и увереннее, а компания выигрывает больше и с лучшей маржинальностью.
Готовы ускорить тендерный контур?
Запросите демонстрацию ИАС «Закупки» и получите пилот на ваших данных: от прайса до отправки КП — за один рабочий цикл.
Контакты для связи и демо-доступ — на сайте.
Контакты для связи и демо-доступ — на сайте.
